Handleiding

 

Beheer

Zodra u bent ingelogd, kunt u via de opties in de bovenste balk uw GroupMessenger beheren.

 

 

Deelnemers

Alle personen waar berichten naar toe gestuurd moeten gaan worden, zullen in het onderdeel ‘Deelnemers’ dienen te worden ingevoerd. Per persoon kunnen de gegevens worden ingevuld.
Het aantal deelnemers dat kan worden ingevoerd is in principe onbeperkt, doch afhankelijk van uw account. Per persoon kan worden bepaald via welk media de persoon in kwestie kan worden opgeroepen. de mogelijkheden zijn spraakbericht, sms en e-mail.

Groepen

Binnen dit onderdeel worden de groepen aangemaakt van personen die een specifiek bericht moeten gaan ontvangen. De ingevoerde deelnemers zijn onder te verdelen in deze groepen. Groepen worden veelal gemaakt op basis van functie of rol binnen een organisatie. Denk bijvoorbeeld aan administratie of BHV. U kunt een onbeperkt aantal Groepen aanmaken.

Scenario’s

Een ‘scenario’ in GroupMessenger vertegenwoordigd een mogelijk incident of noodgeval. In een scenario kunt u de inhoud van een bericht invoeren. De ontvangers worden aan de ingevulde berichten gekoppeld in de vorm van individuele deelnemers of groepen. U kunt een onbeperkt aantal scenario’s aanmaken. Daarnaast kunt u ook via deze pagina in scenario in werking stellen.

Resultaten

In het onderdeel ‘Resultaten’ zijn van alle geactiveerde scenario’s de resultaten te zien. Zowel de totale respons per scenario als de individuele respons per deelnemer wordt inzichtelijk gemaakt.

App

GroupMessenger heeft ook een app. In de app kunt u scenario’s starten en de resultaten bekijken. U maakt een scenario aan in de webinterface, waarna deze ook terug te vinden is in de app. De app is te downloaden via de App- en Playstore.

Probeer het nu zelf met een persoonlijk demo account!

Het inrichten van het systeem

Deelnemers

De deelnemers in GroupMessenger zijn alle mensen die met het systeem dienen te worden opgeroepen. Het toevoegen van deelnemers kan via het ‘deelnemers’ tabblad. Hier vindt u een overzicht van alle ingevoerde deelnemers. U kunt deelnemers handmatig toevoegen via het “plus” icoon rechtsboven of automatisch met de importfunctie via Microsoft Excel.


GM deelnemers
GM deelnemers edit

Deelnemers toevoegen

Het handmatig invoeren van deelnemers in GroupMessenger kan eenvoudig aan de hand van het invulformulier. De benodigde gegevens zijn onder andere naam, telefoonnummer en e-mailadres. In dit overzicht kan de nieuwe deelnemer meteen worden toegevoegd aan een bestaande groep.

 


Tip:
Snel een deelnemer vinden?
Voer de naam van de deelnemer (of een gedeelte daarvan) in in de daarvoor bestemde zoekbalk en druk op enter.

 

Groepen

Een groep toevoegen is zeer eenvoudig. Onder de tab “Groepen” vindt u een overzicht van alle reeds gemaakte groepen. Groepen vertegenwoordigen meestal een bepaalde functie of rol. Een voorbeeld van een groep op basis van functie is een technische dienst. Bij een groep op basis van een rol kunt u denken aan de BHV’ers binnen uw organisatie. Ook een locatie kan worden verzameld in een groep, bijvoorbeeld een verdieping of afdeling.


GM groepen

GM groepen edit

Groepen toevoegen

Het aanmaken van een nieuwe groep is erg eenvoudig. Door te klikken op het “plus” icoon gaat u naar het scherm waar u een nieuwe groep kunt aanmaken. Het enige wat u moet doen is de groep een bepaalde naam geven en eventueel bestaande deelnemers toevoegen aan deze groep.

 


Tip:
Snel een groep vinden ?
Voer de groepnaam (of een gedeelte daarvan) in in de daarvoor bestemde zoekbalk en druk op enter.

 

Scenario’s

Scenario’s in GroupMessenger omvatten de situaties waarin het belangrijk is om de deelnemers en/of groepen op te roepen. Door van tevoren de scenario’s in te stellen kan er snel worden geschakeld als een incident zich daadwerkelijk voordoet. Onder de tab “scenario’s” vindt u een overzicht van alle door u ingestelde scenario’s. Dit geldt zowel voor de webapplicatie als de app.

GM scenario edit

Scenario’s toevoegen

Bij het opstellen van een nieuw scenario, heeft u te maken met een aantal belangrijke stappen. Allereerst is het van belang om het scenario een logische en passende naam te geven. In het geval van een onverwacht incident is het belangrijk om snel het bijbehorende scenario te vinden en te kunnen starten. Kies daarom een naam die het scenario goed omschrijft. Vervolgens kunt u het bericht invullen dat verstuurt moet worden na het starten van het scenario, via SMS en e-mail. Ook kunt u een spraakopname kiezen die met het starten van het scenario wordt afgespeeld op het moment dat GroupMessenger gaat uitbellen. Dit bericht moet de ontvanger op de hoogte brengen van de situatie en eventueel vertellen welke acties de persoon in kwestie moet uitvoeren. Tenslotte kunt u bepalen hoeveel personen er minimaal moeten reageren op het bericht (vult u in 0, dan is er geen limiet en wordt iedereen opgeroepen).

 


Tip:
Snel een scenario vinden?
Voer de naam van het scenario (of een gedeelte daarvan) in in de daarvoor bestemde zoekbalk en druk op enter.
In de app doet u dit door in de zoekbalk de naam van een scenario (of een gedeelte daarvan) te typen en op het “zoek” icoon te klikken.

 

Activeren van een scenario

Een scenario kan op twee manieren in werking worden gesteld door een geautoriseerde deelnemer.

Via de webinterface
Na het inloggen ziet u een overzicht van alle aanwezige scenario’s. Klik op het tabblad “scenario’s”.
Met een druk op de knop “versturen” wordt het scenario (na het positief beantwoorden van de vraag om bevestiging) geactiveerd. Na het starten van een scenario wordt u automatisch naar het overzicht van de resultaten geleidt. Op deze pagina kunt u real time bijhouden welke deelnemers de oproep ontvangen hebben en hoe zij reageerden.

Via de telefoon
U belt het aan u toegekende telefoonnummer waarna u de gesproken instructies dient te volgen. De deelnemer wordt verzocht de klantcode in te toetsen evenals zijn of haar pincode en af te sluiten met het hekje op de telefoon (#-toets). Daarna wordt de deelnemer verzocht het gewenste scenarioID in te toetsen en wederom af te sluiten met het hekje op de telefoon (#-toets). Alle gegevens (klantcode, pincode en ID zijn terug te vinden in de webinterface)

Via de app                                                          Open de app. U kunt dan direct het scenario van uw keuze aantikken. Klik op “starten” en het scenario wordt (na het positief beantwoorden van de vraag om bevestiging) geactiveerd. Na het starten van een scenario wordt u automatisch naar het overzicht van de recente alerts geleidt. Hier kunt u real time bijhouden welke deelnemers de oproep ontvangen hebben en hoe zij reageerden.

Tip: Niet elke keer opnieuw inloggen? Wanneer u de eerste keer inlogt kunt u de slotjes naast uw gebruikersnaam en wachtwoord aanklikken. Zodra het slotje openstaat, worden de ingetoetste gegevens niet onthouden. Als het slotje op slot is, dan zijn uw inloggegevens opgeslagen.

GM scenario's

Resultaten

GroupMessenger heeft een ingebouwde rapportage functie, waarmee de statistieken en resultaten van elk scenario wordt bijgehouden. Met behulp van deze resultaten kan vanelke individuele deelnemers worden gecontroleerd hoe zij reageren op elke oproep en bericht. De deelnemers kunnen zo worden aangesproken op het gedrag. Op basis van deze resultaten kunnen de protocollen worden aangescherpt.

In de app vind u deze informatie onder het kopje Recente Alerts.


GM resultaten

De App stap-voor-stap

GroupMessenger heeft ook een app. In de app kunt u scenario's starten en de resultaten bekijken. U maakt een scenario aan in de webinterface, waarna deze ook terug te vinden is in de app. De app is te downloaden via de App- en Playstore.

Open de app en u kunt dan direct het scenario van uw keuze aantikken. Klik op “starten” en het scenario wordt (na het positief beantwoorden van de vraag om bevestiging) geactiveerd. Na het starten van een scenario wordt u automatisch naar het overzicht van de recente alerts geleidt. Hier kunt u real time bijhouden welke deelnemers de oproep ontvangen hebben en hoe zij reageerden. Let op: Via de webinterface kunt u deelnemers toevoegen, groepen maken en scenario's instellen. Het beheer vind plaats in de webinterface en niet in de app.

Tip: Niet elke keer opnieuw inloggen? Wanneer u de eerste keer inlogt kunt u de slotjes naast uw gebruikersnaam en wachtwoord aanklikken. Zodra het slotje openstaat, worden de ingetoetste gegevens niet onthouden. Als het slotje op slot is, dan zijn uw inloggegevens opgeslagen.

Image
Image
Image
Image

Spraakberichten aanpassen

Een voicefile aan een scenario toevoegen
Om een voicefile (gesproken melding) op te nemen belt u het door OrcaGroup verstrekte telefoonnummer. Volg de gesproken instructies. U heeft een pincode en uw klantnummer nodig, we raden u dan ook aan om deze bij u te hebben, aangezien beide codes ook nodig zijn voor het telefonisch starten van een scenario.

De ontvanger van het voicebericht krijgt altijd twee opties.; toets 1 of toets 2. In het GroupMessengersysteem wordt “toets 1” als een positieve reactie gezien. het is dan ook van belang om uw ingesproken melding dan ook als zodanig af te sluiten… bijvoorbeeld;

“Kunt u direct naar het meldpunt komen, toets dan nu een ‘1’. Bent u niet in de gelegenheid om naar het meldpunt te komen, toets dan nu een ‘2’”

Demo

Probeer het nu gratis!

Demo aanvragen